Les réservations de passage arrivent par votre site public (formulaire /reservation et assistant de l'accueil), par le portail client ou sont saisies par votre personnel. Elles se gèrent dans Demandes → Réservations.

Choisir comment vous recevez les réservations

Dans Demandes → Réglages → Réservations, chaque administration portuaire règle ses ports, avec une valeur propre possible pour un port :

• Fermé — aucun formulaire en ligne pour ce port ; le site affiche « Pas de réservation en ligne » avec vos coordonnées. Votre personnel peut toujours saisir des réservations.
• Sur demande (par défaut) — le plaisancier envoie une demande, vous approuvez ou refusez.
• Instantané — si un emplacement convient, il est retenu et le plaisancier paie tout de suite ; sinon la réservation devient une demande. Exige le paiement en ligne (Stripe branché dans Configuration).

Les options : facturation à l'approbation, paiement en ligne (désactivé, facultatif, obligatoire) et dépôt, durée de la retenue, délai pour payer, nuits minimum et maximum, délai avant l'arrivée, réservation jusqu'à combien de jours, dates bloquées, emplacements attribuables (seulement ceux « Ouvert au passage » ou tout emplacement libre), politique d'annulation, annulation en ligne, prolongation depuis le portail, rappel avant l'arrivée et courriel de départ.

Cochez Ouvert au passage sur la fiche d'un emplacement (ou pour tout un quai depuis la carte des quais) pour le rendre attribuable par le système.

La liste des réservations

Filtrez par statut, port, dates ou nom. Chaque ligne montre le demandeur, le bateau, l'emplacement, la période, le total, l'état du paiement et le statut. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche.

Les statuts : En attente, Approuvée, En attente de paiement, Confirmée (payée ou dépôt payé), Arrivée, Départ effectué, et les fins Refusée, Annulée, Expirée (paiement non reçu à temps) et Absence.

La fiche d'une réservation

• Approuver (en choisissant l'emplacement parmi ceux libres et adaptés) ou refuser (motif facultatif, envoyé au client).
• Modifier les dates, l'emplacement, le bateau ou le prix ; prolonger le séjour. La différence est facturée ou créditée.
• Créer l'entente et la facture : la réservation devient facturable (client, bateau, entente de passage, facture ; dépôt et solde à l'arrivée selon le réglage).
• Noter un paiement (comptant, carte, chèque, virement…) ou renvoyer le lien de paiement.
• Arrivée, Départ, Absence ; Annuler avec un motif.
• Le journal garde qui a fait quoi et quand, avec les valeurs avant et après.

Nouvelle réservation

Le bouton Nouvelle réservation saisit une réservation prise au téléphone ou au comptoir : client existant ou nouveau, bateau, port, dates, emplacement libre et adapté, prix calculé (modifiable), puis le paiement : lien envoyé par courriel, payé sur place, ou à facturer plus tard. La case « Ignorer les règles du port » permet de passer outre la durée et les délais (c'est journalisé) ; jamais deux bateaux sur le même emplacement aux mêmes dates.

Aujourd'hui et calendrier

• Aujourd'hui : arrivées du jour, bateaux présents, départs du jour, demandes à traiter et paiements attendus, avec les boutons Arrivée et Départ.
• Calendrier : une ligne par emplacement, groupée par quai, sur 14 ou 30 jours ; les réservations et les ententes saisonnières en barres de couleur. Cliquez une barre pour ouvrir la réservation, ou un jour libre pour en créer une.

Sur le quai : code d'arrivée, carte et onglet Passage

Trois réglages de la section Emplacements (tous désactivés ou inchangés par défaut) :

• Code d'arrivée — chaque emplacement a un code de 6 caractères (par exemple ABC D23). Imprimez les Étiquettes de passage (bouton en haut de la page des réglages) et posez-les sur le quai : le plaisancier scanne le QR ou tape le code sur /a/, indique son bateau (dimensions, multicoque) et voit tout de suite si l'emplacement convient. Désactivé : la page indique qu'il n'y a pas de paiement à l'arrivée et donne vos coordonnées. Immédiat : l'emplacement est retenu et le plaisancier paie en ligne. Après approbation du gardien : la demande attend le gardien. Sans paiement en ligne ou sans tarif à la nuit, le mode immédiat passe aussi par le gardien.
• Choix de l'emplacement — « Le plaisancier, sur la carte » ajoute au formulaire /reservation la carte du port avec les emplacements libres, pris ou trop petits pour les dates choisies (jamais de nom de client) ; sinon le système attribue le plus petit emplacement libre qui convient.
• Proposer des alternatives — si l'emplacement est pris ou ne convient pas, jusqu'à 5 autres places libres et adaptées du même port (les plus proches d'abord) ou d'autres dates sont proposées.

Dans l'app mobile, l'onglet Passage (gardiens, opérateurs et administrateurs, selon leurs ports) montre les demandes à l'arrivée, les arrivées, les présents, les départs et les paiements attendus du jour. Le gardien accepte une demande (le plaisancier reçoit le lien de paiement, ou il encaisse sur place) ou la refuse ; sans tarif à la nuit, il saisit le prix lui-même. Il enregistre l'arrivée, le départ ou l'absence et encaisse un paiement (montant et mode). Il ne peut ni modifier ni annuler une réservation payée, ni changer les réglages.

Paiement en ligne et courriels

Avec le paiement en ligne, le client paie par Stripe depuis le lien reçu par courriel ou depuis son portail ; la réservation est confirmée au paiement. Un paiement non reçu à temps fait expirer la réservation et libère l'emplacement. Les courriels (demande reçue, confirmation, lien de paiement, rappel avant l'arrivée, départ, annulation, expiration, prolongation) se règlent dans Communications.

Dans son portail, le client voit ses réservations, paie, annule dans le délai permis et demande une prolongation selon vos réglages.

Pages connexes

• Système de réservation
• Créer une entente
• Emplacements