Le menu Communications regroupe tout ce que votre port écrit à ses clients : des modèles de courriels et de documents, des campagnes (annonces envoyées à un groupe de clients) et des envois automatiques (rappels et messages déclenchés par un événement ou une date). Tout ce qui est envoyé est conservé dans l'historique du client.

Ce que contient le menu

Les administrateurs modifient les modèles et les campagnes. Le compte d'envoi et les envois automatiques sont réservés aux administrateurs de toute la licence. La direction peut seulement consulter. Les autres rôles n'y ont pas accès.

Les modèles

Un modèle est composé de blocs : titre, texte, bouton, image, séparateur, colonnes, et des blocs prêts à l'emploi qui se remplissent seuls (détail d'une facture, d'une entente, bateau et emplacement, tableau des versements).

Champs de fusion

Dans un texte, écrivez un champ entre doubles accolades, par exemple {{client.prenom}} : il est remplacé par la valeur de chaque client. Un champ sans valeur pour ce client reste vide.

Version française et version anglaise

Chaque modèle a une version en français et une en anglais. Le client reçoit la langue inscrite à sa fiche. Si cette version est vide, Moorly envoie l'autre langue plutôt que rien.

Documents (PDF)

Un modèle de type document (attestation, avis de retard, etc.) produit un PDF, au format Lettre ou A4, portrait ou paysage. Il s'imprime ou se joint à un courriel.

Envoi d'essai

Avant de l'utiliser, envoyez-vous le modèle avec Envoyer un test. Il est rempli avec les données d'un vrai client du port, pour voir le résultat réel.

Des modèles de départ sont fournis. Vous pouvez les modifier, les dupliquer ou les archiver.

Le compte d'envoi

Dans Réglages, vous pouvez faire partir les courriels depuis l'adresse de votre port (par exemple info@monport.ca) plutôt que depuis Moorly. Les clients voient alors votre adresse, et leurs réponses vous arrivent directement.

Cliquez sur Tester la connexion avant d'enregistrer (un compte n'est utilisé qu'après un test réussi) : Moorly se connecte au serveur sans rien envoyer à vos clients. Un serveur interne ou privé est refusé.

Si le compte du port est vide ou en panne, Moorly envoie depuis noreply@moorly.ca avec votre adresse en Reply-To : les réponses des clients vous parviennent quand même. Le mot de passe est conservé chiffré.

Seuls les administrateurs de toute la licence (non limités à certains ports) peuvent modifier le compte d'envoi et les envois automatiques, car ils touchent tout l'organisme.

Les campagnes

Une campagne s'envoie en quatre étapes :

1. Destinataires : choisissez les clients avec les filtres (port, saison, entente active, facture impayée, renouvellement à confirmer, assurance expirée, type de client, type de bateau), ou ajoutez et retirez des clients à la main. Le nombre de destinataires s'affiche en direct.
2. Message : choisissez un modèle de courriel et indiquez l'objet.
3. Vérification : consultez l'aperçu et envoyez-vous un test. Vous pouvez aussi exporter la liste des destinataires en CSV.
4. Envoi : tout de suite, ou à une date et une heure précises.

L'heure planifiée est celle de votre port (son fuseau horaire), peu importe où vous êtes. Une campagne planifiée peut être annulée avant son départ.

Annonce ou courriel de service

• Une annonce (campagne, promotion, nouvelle du port) est un message de marketing : elle contient toujours un lien de désabonnement, et les clients désabonnés sont exclus automatiquement.
• Un courriel de service (facture, rappel, confirmation, bienvenue) concerne la relation en cours avec le client. Il part même si le client s'est désabonné des annonces.

Historique et statistiques

Chaque campagne affiche ses envois : envoyés, échoués, ignorés. Un message échoué peut être renvoyé. Le taux d'ouverture est approximatif : il se mesure par une image invisible que certains logiciels de courriel bloquent (il sous-estime) ou chargent d'avance (il surestime). Prenez-le comme une tendance.

Les envois automatiques

Un envoi automatique envoie un modèle de courriel (et au besoin un document PDF) quand un déclencheur se produit.

Réglez le délai en jours, l'heure d'envoi (heure du port) et, au besoin, des conditions (port, type de client, type de bateau, solde supérieur à un montant, langue). Les actions sont le courriel à envoyer et, en option, un document PDF joint.

À savoir

• Les envois automatiques fournis au départ sont désactivés. Rien ne part tant que vous ne les avez pas activés.
• L'activation ne rattrape jamais le passé : une facture déjà en retard avant l'activation ne reçoit pas de rappel. Seules les dates à venir comptent. Modifier un envoi actif repart la fenêtre à zéro.
• Un client ne reçoit qu'un courriel par événement (pas de doublon, même si le travail automatique repasse).
• Vous pouvez faire un essai sur un client précis et consulter les derniers envois de chaque règle.
• Seuls les administrateurs de toute la licence peuvent créer, modifier ou activer un envoi automatique.

Dans la fiche du client

L'onglet Communications de la fiche d'un client montre tout ce qui lui a été envoyé (statut, date, ouverture), vos notes internes, et permet de :

• Écrire au client à partir d'un modèle, ou d'un message libre ;
• produire un document PDF à partir d'un modèle de document ;
• désabonner le client des annonces s'il vous le demande.

Le personnel peut désabonner un client, mais jamais le réabonner : c'est une exigence de la loi canadienne anti-pourriel (LCAP), qui demande le consentement du client. Seul le client peut se réabonner, depuis son portail.

Côté client

Dans son portail, le client a une page Messages qui reprend les courriels reçus et un choix pour se désabonner des annonces ou s'y réabonner. Chaque annonce contient aussi un lien de désabonnement en un clic. Les messages de service continuent d'arriver.

Dans la démo

Dans la démo, rien n'est réellement envoyé. Les messages sont marqués « simulés » et vous voyez l'historique comme en vrai, sans qu'aucun courriel ne parte.

Pour l'administrateur du serveur

1. Migration de la base (d'abord à blanc, sans --apply, pour voir ce qui sera fait) :

   php app/scripts/migrate-communications.php
   php app/scripts/migrate-communications.php --apply

2. Tâche cron, chaque minute, sous www-data, dans /etc/cron.d/moorly-comm-dispatch :

   * * * * * www-data /usr/bin/flock -n /tmp/moorly-comm.lock /usr/bin/php /var/www/moorly.ca/public/app/cron/comm-dispatch.php >> /var/www/moorly.ca/public/app/cron/comm-dispatch.log 2>&1

3. Option --dry-run pour essayer sans rien envoyer ; --tenant=<port> pour un seul port. La variable COMM_RATE_PER_MIN (défaut 30) plafonne le nombre de courriels par passage.